Videoconferencia: aspectos positivos y negativos

Pese a que es un sistema que cuenta con un gran número de ventajas, no se termina de apreciar un importante grado de implantación en las organizaciones y cuando digo implantación, no me refiero a un uso esporádico de esta tecnología, sino a su integración en la realización de determinadas tareas en distintos procesos de las mismas. En este artículo voy a pasar a analizar cuáles son, a mi juicio, las ventajas e inconvenientes de este tipo de sistemas.
La principal ventaja de las videoconferencias ya sea en comunicaciones 1:1, 1:N, N:N o N:M es sin duda la eliminación de la necesidad de desplazarse para que un grupo de personas puedan comunicarse. Esto no es ninguna tontería sobre todo si lo medimos en criterios económicos y de ahorro de tiempo, es decir, ¿cuántas veces hemos tenido que desplazarnos cientos de kilómetros para una reunión que ha durado un par de horas?,v¿cuánto cuesta mantener esta forma de funcionar al año?. Además y, como consecuencia de lo anterior, incrementa la disponibilidad de los intervinientes en la misma.
Esas ventajas, desde luego son lo suficientemente importantes como para que cualquier organización pueda plantearse el uso de las mismas. No obstante, el éxito de la implantación de un sistema de estas características dependerá de una serie de factores:
1) Un factor muy importante son las características de la organización en la que se pretende implantar, es decir, si no existe mucha dispersión geográfica entre las diferentes sedes, no existe la necesidad de reunirse con frecuencia, el resto de organizaciones con las que mantiene contacto no tienen implantado un sistema de estas características, etc… serán circunstancias que provoquen que al no ser un elemento que mejore sustancialmente los procesos y además ahorre dinero, dificultarán la implantación de un sistema de videoconferencia. Por tanto, la cuestión no es intentar meter esos sistemas con calzador, sino realmente estudiar si merece la pena en función de las características y circunstancias de la organización.
2) Otro factor son los usuarios, ya que independientemente de que pueda resultar beneficioso, si éste no decide cambiar de costumbres, no le ve las ventajas o es el único que se interesa en esto, probablemente la implantación se encuentre con problemas. Si los usuarios no quieren, será difícil por tanto conseguir que este tipo de sistemas tengan durabilidad y/o utilidad en la organización. No obstante, en bastantes casos se puede atajar este problema mediante instrucciones por parte de la dirección y en otros intentar conseguir que los usuarios entiendan los beneficios para ellos y la organización mediante un completo proceso de gestión del cambio.
3) Ya lo he indicado en el punto número 1), pero no está de más recordar que si en una videoconferencia tiene que haber bidireccionalidad, la otra parte también debe emplear un sistema de estas características, es decir, una empresa dedicada a la exportación de determinados tipos de artículos puede ver las indiscutibles ventajas de utilizar este tipo de sistemas para reducir el número de viajes a los diferentes países con los que opera y por tanto reducir costes, pero claro, si el resto de de empresas con las que trata no acostumbra a utilizar este tipo de sistemas no se conseguirá el objetivo que se marcó al realizar la implantación de la videoconferencia como otro medio de comunicación más.
Ya hemos visto, algunas de las principales ventajas de la implantación de este tipo de sistemas, no obstante, tampoco hay que ir al extremo de pensar que gracias a la videoconferencia se eliminarán todo tipo de reuniones, ya que en muchos casos y circunstancias será más aconsejable el trato personal directo.
Por tanto, se trata de la incorporación de una utilidad más, como en su día lo fueron el teléfono, el fax, el correo electrónico, etc… para poner en comunicación personas y que utilizada en un entorno y circunstancias favorables a su implantación tiene consigo grandes ventajas, tanto para las personas como para la organización.

http://jummp.wordpress.com/2009/10/28/videoconferencia-aspectos-positivos-y-negativos/