Un aspecto que puede hablar bien a las claras de la salud de una
empresa a nivel de gestión, planificación y control es la reducción
progresiva de tiempos que tienen los trabajadores sin tener tareas
asignadas. ¿Cuántas veces sucede que mientras hay algunos equipos de la
empresa qué tienen cargas de trabajo elevadas, otros equipos o personas
específicas pueden pasar horas o días sin tener una tarea asignada?.
Me estoy refiriendo exclusivamente a la no asignación de tareas por
motivos de descoordinación, mala gestión, mala planificación o también,
por qué no decirlo, por la falta de actitud del trabajador (de nada vale
una planificación o gestión exquisita si después el que tiene que
ejecutar la tarea no responde o no indica que está disponible cuando la
ha terminado). No me refiero como es lógico a la no asignación de tareas
por falta de negocio (aunque en muchos casos sea factible asignar
tareas no facturables, pero que pueden resultar interesantes para la
empresa, como por ejemplo, desarrollos internos, esas mejoras de
aplicaciones internas que nunca da tiempo a hacer, esa mejora en el
framework que tantas veces se había considerado necesaria, probar ese
producto que leímos en aquel blog y que nos permitiría mecanizar tal
proceso, etc…).
Evidentemente no es nada fácil que una persona se vaya moviendo entre
proyectos (o incluso que se ponga a trabajar en un módulo que desconoce
del proyecto en el que está trabajando), ya que por regla general
(sobre todo si no hay una infraestructura de desarrollo común) se
necesita un período de adaptación, salvo que la tarea que se le asigne
no requiera de ese aprendizaje previo (no es fácil, pero no imposible).
El control lo debe hacer el jefe de proyecto o el jefe de equipo (que
puede ser perfectamente el analista principal del proyecto), el cual
debe encargarse de que los parones de los miembros del equipo de
proyecto sean los menores posibles, ya que por un lado provoca gastos al
proyecto (al fin y al cabo un porcentaje del trabajador está asignado
al proyecto) y a la empresa (que es la que asume las no ganancias o
pérdidas del proyecto). Y no solo eso, ya que si hay personas que no
tienen carga de trabajo asignada y otras sí, siempre surgirán las
comparaciones, lo que restará por un lado productividad a los que tienen
tareas que hacer y por otro también provocará que el ambiente se
enturbie.
Si el jefe de proyecto (porque tenga muchos proyectos y no pueda
estar al día a día de lo que ocurre en el mismo, aunque al final la
cuenta económica del proyecto hablará bien a las claras de lo rentable
que ha sido y de la productividad del equipo (con esto no quiero decir
que si un proyecto presenta pérdidas sea por el equipo, ya que esto
depende de múltiples factores)) no tiene la posibilidad de hacer un
seguimiento en profundidad de la ejecución de tareas por parte del
personal del proyecto, debe delegar ese seguimiento en el jefe de equipo
o analista principal del proyecto. Esta figura, sí que sabrá cómo está
repartida la carga y sí que podrá prever tiempos muertos, cuando los
detecte, deberá informar al jefe de proyecto para que intente minimizar
los tiempos muertos o si no es posible y este se prolonga permita que el
trabajador pueda repartir su tiempo con otro proyecto que sí tenga
necesidades de recibir algún tipo de apoyo.
http://jummp.wordpress.com/2009/09/13/reduccion-de-tiempos-sin-tareas-asignadas/
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